Pourquoi Google Workspace et Microsoft Teams s’imposent dans le paysage des plateformes collaboratives de télétravail ?

Billet rédigé par Jennifer RYTER (EBSI), Marie Anne LA HAYE (EBSI) et Karine GAY (HEG).

Le télétravail, nouvelle forme d’activité réalisée à distance du lieu d’une entreprise, s’est particulièrement développé avec les outils numériques. La crise sanitaire liée au COVID a d’ailleurs amplifié ce phénomène. Cette habitude pourrait perdurer pour plusieurs raisons, telles que l’amélioration de la productivité, la réduction de la taille des bureaux ainsi que pour aider les entreprises à réduire leur empreinte carbone en diminuant les trajets domicile-travail. 

Favoriser le télétravail devient donc un enjeu social, écologique et économique. Les nombreuses plateformes qui proposent des outils, des logiciels, des systèmes d’exploitation destinés au stockage et au partage de contenus virtuels, ont alors un rôle important à jouer. 

Le choix pour les entreprises est très large, car de nombreux acteurs ont développé toutes sortes d’outils. On se rend compte que ce choix n’est pas sans incidence sur le monde économique du secteur numérique.

Effectivement, on remarque que certaines plateformes sortent du lot : il s’agit de  Microsoft Teams avec 115 millions d’utilisateurs par jour et de Google G suite, récemment remplacée par Workspace, qui a annoncé un taux de croissance supérieur à 10 milliards de dollars. On peut s’interroger sur les raisons de cette domination dans le secteur.

Microsoft Teams : outils de la plateforme collaborative. Source de l’image

La domination des GAFAM

 Tout d’abord, la notoriété de ces grandes entreprises, malgré les débats suscités par leur modèle économique, a œuvré à leur adhésion par les entreprises. En effet dans la situation de crise, la précipitation a certainement joué en faveur des deux plus importantes structures connues sur le web.

D’autre part, en étant propriétaires d’outils de messagerie largement utilisés, Gmail pour Google et Outlook pour Microsoft, ils étaient présents dans une grande majorité d’établissements. 

On peut d’ailleurs souligner que la communication en entreprise passe avant tout par les e-mails. C’est un outil privilégié pour la communication, car il permet à la fois la transmission de messages vers l’extérieur ou en interne. Ainsi, il peut limiter l’utilisation de papier, être performant pour la transmission des informations en réduisant les délais et en facilitant le transfert de diverses formes de données (fichiers textes, de feuilles de calcul, de messages vidéo, de photographies, etc.). Les entreprises habituées aux interfaces Google et Microsoft ont logiquement adopté les suites de ces plateformes.

Cependant, la domination de ces GAFAM n’explique pas tout. On se rend compte que les outils qu’elles proposent sont très variés ce qui peut avoir de sérieux avantages face à d’autres plateformes plus spécialisées. De plus, elles mettent l’accent sur une sécurité renforcée, ce qui est rassurant pour la préservation des données d’une entreprise.

De la vidéoconférence au partage des données : des outils variés

Les limites des plateformes spécialisées

Depuis le début de la pandémie, les entreprises doivent trouver des outils pour favoriser le travail à distance dans le but de soutenir et d’aider leurs employés à travailler, à être productifs, à organiser leurs tâches et leur temps, et bien plus malgré les circonstances. De nombreuses plateformes proposent des outils spécialisés, comme la gestion du temps et la prise de rendez-vous (Calendly, Toggl track), le partage et le transfert de fichiers (Swiss Transfer, Filemail).

Ces spécialisations impliquent l’utilisation de nombreuses plateformes et ont pour inconvénient de multiplier les référents et ainsi de diminuer l’efficacité des employés. Cela nécessite également un investissement de la part de chacun pour apprivoiser chaque outil, ce qui peut être vite chronophage. Enfin, cela éparpille l’ensemble des données de l’entreprise. 

Il faut cependant préciser que ces plateformes sont le terreau des acteurs majeurs, car dès lors qu’une fonctionnalité prend une dimension mainstream, ils s’emparent de leurs idées pour les intégrer à leur suite d’outils.

Des fonctionnalités nouvelles et d’autres sans cesse améliorées

Microsoft et Google ont depuis longtemps cherché à développer des fonctionnalités facilitant le travail collaboratif. Ces deux grands groupes possédaient déjà un large éventail de solutions utiles pour le télétravail lors de l’arrivée de la pandémie.

Les outils de Google Workspace. Source de l’image.

On peut prendre l’exemple de Microsoft qui propose un service de collaboration et de stockage de données (SharePoint) partagé par l’ensemble des employés et même parfois avec des partenaires invités. Il facilite aussi l’accès des documents pour chaque collaborateur par l’outil OneDrive qui permet de se connecter à son poste depuis n’importe quel endroit et à tout moment, laissant donc une grande liberté d’action aux salariés. Évidemment, les outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint sont des référents en la matière et ils sont largement connus et utilisés par une majorité. Microsoft 365 dispose également d’outils de communication variés : Outlook, Skype ou encore Teams qui a connu un vrai succès face à la concurrence grâce à sa volonté de repenser l’application pour la rendre plus « humaine » en favorisant le rapprochement des individus.

Google, propose également un service de stockage Drive, une gestion des mails facilitée par de nombreuses fonctionnalités, dont un antispam très performant, des outils de gestion de temps simples à utiliser et à partager. Google Workspace avec ses outils vise à conquérir le marché des très petites entreprises (TPE).

Ces entreprises florissantes ont pu également rapidement investir pour améliorer et proposer plus de services à leurs utilisateurs. Microsoft a par exemple introduit une amélioration sur la qualité de la vidéoconférence en supprimant les bruits parasites en temps réel et en ajoutant la fonction « main levée ».

Des tarifs évolutifs

On peut également remarquer que les tarifs proposés sont évolutifs, puisqu’ils peuvent aller de la gratuité à un abonnement annuel d’environ 20€ par mois pour microsoft. La tranche la plus élevée proposant des avantages de sécurité plus importants. On peut se demander par contre quelles contreparties la gratuité implique : est-ce que l’utilisation des données produites par une entreprise sont utilisées à des fins commerciales ? Google propose des tarifs assez similaires, mais avec la nouvelle version Workspace, le stockage des données est limité, ce qui laisse à penser que les tarifs peuvent évoluer en fonction de la taille des informations à conserver, en faisant certainement payer davantage les grosses entreprises.

Le critère du prix est un élément sur lequel Google et Microsoft cherchent à se concurrencer, Google ayant récemment aligné ses tarifs à la hausse pour rejoindre ceux de Microsoft.

Si ces plateformes offrent divers services facilitant la mise en place d’un bureau à distance à des prix variables, il y a d’autres enjeux importants qui les intéressent, notamment celui de la sécurité.

Un objectif de sécurisation des données

Stocker des données sur un cloud peut avoir de nombreux avantages, mais peut aussi engendrer des risques. Choisir une plateforme qui apporte une sécurité renforcée est très important pour les entreprises qui veulent opter pour le télétravail.

On se rend compte encore que choisir Google ou Microsoft assure une protection plus efficace que d’autres plateformes dont les moyens sont moins importants pour développer des systèmes de protection tout aussi efficaces.

Microsoft Teams s’est engagée à respecter des normes internationales en matière de cybersécurité, telle que la norme ISO/IEC 27 000 qui prévoit des mesures assurant la sécurité des systèmes d’information.

Une protection contre la piraterie 

Tout d’abord, il existe un risque de piratage des données, qui s’est accentué pendant la période de confinement. Les pirates ont profité des nombreuses failles que le télétravail a mises en avant par l’utilisation d’outils personnels des employés, sur des réseaux non sécurisés. L’employeur doit investir dans des outils, comme des courriels cryptés ou des formations à la sécurité informatique, pour assurer la sécurité de leur entreprise et de leur employé. Cela demande aussi d’évaluer les risques d’utilisation et l’accès aux informations et aux données sensibles par les membres du personnel.

Les offres d’infonuagique de Microsoft et de Google qui ont été bâties sur des fondements solides de sécurité ont prévu de limiter ces risques de piratage en répartissant les données sur différents serveurs et sur plusieurs sites.

Une protection contre la perte des données

Pour optimiser la protection contre la perte de données contenant des informations sensibles, Google propose par exemple des règles pour limiter l’accès à certains administrateurs et ainsi éviter que l’ensemble des employés puissent y accéder et risquer de supprimer les informations par une manipulation involontaire. Il est mis à disposition des entrepreneurs des outils de contrôles qui peuvent par exemple les alerter sur des incidents.

Une protection contre la fermeture d’un hébergeur

Un autre risque de perte des données est celui qui est lié à la cessation d’activité de l’hébergeur de l’infonuagique. En choisissant Google et Microsoft, qui sont dans une situation économique plutôt confortable, ils assurent une conservation de leurs données sur le long terme.

Mais des failles possibles dans la sécurisation des données

On remarquera que même si ces deux grands du secteur numérique semblent sûrs, certains ont pu montrer des failles dans la sécurité des données, notamment chez Microsoft, mais les risques sont certainement les mêmes chez Google et chez les autres acteurs du Web qui mettent en place des outils de télétravail. En effet, le risque zéro en matière de sécurité informatique n’existe pas dès lors que les informations sont mises sur les réseaux ou sur des serveurs qui ne nous appartiennent pas.

Conclusion

Finalement, il va de soi de voir Google et Microsoft s’imposer au niveau des plateformes de travail collaboratif en raison de leur position dominante, de la variété des outils qu’elles proposent et de la sécurité qu’elles assurent. La qualité des outils ne cesse de s’améliorer rendant le télétravail de plus en plus efficace. Pourtant, on peut s’inquiéter de voir ces acteurs s’imposer au sein des entreprises et notamment dans la gestion de leurs données. En effet, aujourd’hui, la donnée est le pétrole du XXIe siècle, et ces multinationales détiennent tellement de données qu’elles prennent une envergure très, voire trop importante. Quel rôle vont-elles jouer ? La question est primordiale dans un monde où les décisions sociales, éthiques, écologiques et économiques doivent être traitées avec urgence.


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7 réponses

  1. Sébastien Pitre dit :

    Bonjour à toute l’équipe ! Tout d’abord, je tiens à vous remercier pour ce billet fort intéressant. Ce petit commentaire vise principalement votre section “Une protection contre la piraterie”. Nous avons été en mesure d’observer une augmentation des attaques contre les organisations dans le contexte de la COVID-19, tout particulièrement celles de type “rançongiciel”. La STM a d’ailleurs été attaquée de la sorte tout récemment : https://ici.radio-canada.ca/premiere/emissions/le-15-18/segments/entrevue/206258/rancongiciel-piratage-pirate-cybercriminalite-transport

    L’expert interviewé dans ledit article a dit ceci : “La triste réalité là-dedans, c’est que – peu importe la technologie ou l’équipe qu’on a – ça peut arriver à n’importe qui. Des cas comme ça, j’en traite toutes les deux semaines.” Il y a tout lieu de se poser des questions quant à l’efficacité de la cybersécurité. Évidemment, elle permet hors de tout doute de protéger contre les attaques dites “classiques”, voire même plus avancées. Toutefois, se pourrait-il que certaines organisations acceptent le risque sans augmenter leur sécurité pour les raisons mentionnées par l’expert. `

    À cet effet, une étude fort intéressante du CIRA (Canadian Internet Registration Authority), le 2020 Cybersecurity Report, mené auprès de 500 décideurs dans le secteur de la cybersécurité, rapporte que seulement le tiers des sondés vont augmenter le nombre d’employés oeuvrant dans la cybersécurité. Les autres grandes lignes du rapport démontrent non seulement un certain laxisme face à la sécurité, mais également une incompréhension des défis :
    – One-third of respondents said their organization was targeted with a COVID-19 related cyber-attack (i.e. fake contact tracing app, COVID-19 test results phish, etc.).
    – About three in 10 organizations report a spike in attacks since the pandemic started.
    – Just over half of organizations have implemented new cybersecurity protections in response to COVID-19.
    – One-quarter of organizations experienced a breach of customer and/or employee data in the last year. Another 38% don’t know if they did or not.
    – Organizations are less likely to inform a regulatory body of a data breach, with only 36% doing so in 2020 compared to 58% in 2019.
    – Fewer organizations expect to increase human resources dedicated to cybersecurity in the next 12 months, with one-third planning to do so, down from 45% in 2019.
    – Seven in 10 surveyed are concerned with data flow through countries other than Canada.
    – One-third of respondents said they used personal devices for work purposes.
    https://www.cira.ca/newsroom/cybersecurity/new-survey-finds-one-quarter-canadian-organizations-targeted-a-covid-19
    https://www.directioninformatique.com/moins-dembauches-en-securite-informatique-cette-annee/87583

    Il semble donc que tout le volet “cybersécurité” n’a pas nécessairement suivi l’augmentation des usages des applications de télétravail.

    • Karine Gay dit :

      Tout d’abord, merci pour ce commentaire. Concernant les chiffres liés aux cyberattaques, il est évident que la période de pandémie avec la multiplication du télétravail a offert aux pirates plus d’occasion de s’infiltrer dans les réseaux des entreprises. Ce n’est donc pas surprenant de voir les chiffres augmenter fortement. https://www.novencia.com/chiffres-vertigineux-cybercriminalite/
      J’ajouterai que les attaques de type « rançongiciel » ne sont pas les plus fréquentes. Elles ciblent plutôt les grandes organisations. Ce sont essentiellement des attaques de type hameçonnage, appelées aussi fishing et des logiciels malveillants ou malwares qui ont été les plus nombreux. Elles ciblent davantage les petites entreprises en comptant sur la faiblesse de la sécurité de leur réseau et sur la faiblesse des employés. Il faut savoir que la plupart du temps, les failles sécuritaires sont liées à des actes humains.
      On peut remarquer que les plateformes de travail collaboratives ne sont pas insensibles aux problèmes de sécurité informatiques puisqu’on voit qu’elles cherchent à prévenir en proposant des formations aux entreprises. C’est le cas de google https://www.blogdumoderateur.com/cybersecurite-formations-google-fevad/ et de Microsoft https://docs.microsoft.com/fr-fr/microsoftteams/security-compliance-overview.
      Si les entreprises ne choisissent peut-être pas leur outils en fonction de leur capacité à sécuriser les données, c’est par méconnaissance du sujet et de l’importance qu’il faut lui accorder. Néanmoins la multiplication des attaques a sensibilisé les chefs d’entreprise et l’aspect sécuritaire semble devenir un facteur important pour choisir une solution informatique.
      A ce niveau, les acteurs tels que google et Microsoft sortent encore du lot car ils ont des moyens plus importants que les autres et peuvent rapidement contrer les cyberattaques ou développer des solutions efficaces proposées par d’autres en les copiant dans un laps de temps très court. Enfin leur système de machine learning est un outil très performant pour contrer les attaques, ce dont ne disposent pas les petites plateformes.
      Finalement on se rend compte qu’une fois encore c’est un atout pour ces géants, même si sur ce terrain les attaquants ont toujours une longueur d’avance !

  2. Bérénice Balmat dit :

    Difficile de trouver un sujet plus d’actualité (ou plutôt atrocement omniprésent). J’ai trouvé très intéressant les éléments apportés, notamment la capacité d’incorporation qui définit assez bien Google et Microsoft : lorsque le confinement de ce printemps a débuté, c’est de Zoom dont on me parlait à toutes les sauces, pour des usages professionnels ou privés. Si au début l’outil me paraissait relativement adapté, j’ai l’impression que d’un coup tous les autres outils à ma connaissance prenaient une forme similaire (skype avec sa possibilité d’utilisation via navigateur, Teams avec son organisation de visio-conférence assez similaire)… J’ignore si ces features étaient déjà présentes avant, si le succès improbables de Zoom a participé à cela, ou si je vois juste une corrélation là où il n’y a rien…

    Je me permets aussi de réagir : le télétravail, écolo? Vraiment? J’admets que si l’on fait une centaine de km par jour en 4×4 diesel, cela tiendra de l’évidence, mais je me demande si le développement massif d’infrastructures, de serveurs et l’acquisition du matériel adéquat (il y a 20 ans, ça n’allait pas de soi d’avoir un ordinateur, je suis bien prête à croire que c’est encore le cas pour certain).

    Enfin, j’aime beaucoup cette piste proposée autour de la question de la gratuité des plateformes (encore et toujours). Au-delà du “si c’est gratuit, c’est vous le produit”, je me demande si 1) ce n’est pas un grand coup de com’ de la part des grands acteurs, espérant fidéliser une clientèle qui verra les intérêts du télétravail sur le long terme, 2) ça ne veut pas dire beaucoup de chose sur l’importance que l’on accorde à notre sécurité, le fait que ce soit l’une des rares options payantes (alors qu’en terme de faille, on pourrait s’attendre à ce qu’il s’agisse d’un basique?)

  3. Ariane Bilodeau dit :

    Bonjour ! Je suis d’accord avec vous quand vous dites que le télétravail devient un enjeu social, écologique et économique. Au-delà des avantages et des nouvelles possibilités que le télétravail offre, il y a de nouveaux enjeux qui se développent. Pour ma part, je suis préoccupée par les nouveaux moyens de contrôle que les plateformes comme Google Workspace et Microsoft Teams peuvent donner aux employeurs ou aux chefs d’entreprise, que ce soit pour géolocaliser leurs employés ou vérifier leur productivité. La Commission de l’éthique en sciences et en technologie du Québec prévient que la « mise à contribution de l’intelligence artificielle, laquelle peut, selon les données générées par les activités en ligne des travailleurs, établir des modèles de comportements et des comparaisons selon les cotes de performance attribués aux employés. Ces outils de surveillance permettent d’obtenir un portrait détaillé des activités des employés et de lever l’obstacle de la distance pour continuer de les évaluer. Il est cependant possible de s’interroger sur la légitimité de telles méthodes coercitives. Favoriser des pratiques managériales basées sur la confiance envers les employés ne seraient-elles pas plus prometteuses ? » (source : https://www.ethique.gouv.qc.ca/fr/ethique-hebdo/eh-2020-10-22/)

    • Karine Gay dit :

      Effectivement, la surveillance des salariés par l’intermédiaire d’outils proposés par les plateformes ne sont pas sans poser des problèmes éthiques. En France le directeur de la Cnil a rappelé dans une interview sur France inter que ” Sans information des salariés, on ne peut pas mettre en oeuvre de dispositif de surveillance. Les gens doivent être prévenus des données qui seront collectées et savoir à quelle fin elles le seront. Ils doivent y avoir accès, et pouvoir les faire rectifier. C’est une obligation de base, prévue dans le Règlement Général sur la Protection des Données”.(source : https://www.franceinter.fr/logiciels-espions-webcams-en-action-ce-qui-est-legal-ou-pas-pour-surveiller-les-salaries-en-teletravail ).
      Il rappelle aussi que l’utilisation de pratiques de surveillance existent aussi en dehors du numérique et qu’elles ne doivent pas être abusives. Je pense qu’il faut mettre en place des règles qui délimitent le pouvoir des employeurs, sans pour autant les interdire, car il est aussi légitime pour ces derniers de vouloir contrôler l’activité effective de l’employé difficilement contrôlable à distance.
      A mon sens, la confiance reste la pratique à privilégier, mais dans certains cas, le recours à une surveillance peut-être justifiée et doit être encadrée juridiquement pour éviter toute sorte d’abus.

      • Ariane Bilodeau dit :

        Merci pour votre réponse Karine ! Si la pratique devient encadrée juridiquement, cela causera sûrement moins de dérives quoiqu’il faut être conscients que ces grandes entreprises savent aussi contourner la loi ou tout simplement l’ignorer. Cet aspect légal a aussi un impact sur la culture. Pensons aux taxes des grandes entreprises qui peuvent être réinvesties dans la culture. Il y a un billet d’opinion publié dans le Devoir il y a 4 jours qui aborde la question culturelle de l’encadrement légal des GAFA (https://www.ledevoir.com/opinion/idees/590091/il-ne-faut-pas-rater-notre-chance-d-encadrer-les-geants-du-web). Au début du mois de novembre, au Canada, Steven Guilbeault a déposé son projet de loi pour moderniser la Loi sur la radiodiffusion après avoir promis depuis plus d’un an d’encadrer les GAFA et de promouvoir le contenu d’ici. « Grâce à ce projet de loi, d’ici 2023, 830 millions de dollars pourraient être investis dans le contenu d’ici. »
        Au-delà de la loi, je crois qu’il faut miser sur l’éducation et former la pensée des citoyens, autant chez nos jeunes à l’école que dans les milieux de travail.

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